Planificaciones

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Este módulo le permite gestionar las citas/planificaciones de la agenda/planning de tratamientos. El aspecto de este formulario es:

el cual organiza la planificación en 3 fichas:

1. General

Est.: este campo determina el estado de la planificación. Su valor puede ser “Activa” o “Anulada”. Si necesita borrar una planificación, le recomendamos que cambie su estado a “Anulada”.

Inc. en Programa: este campo permite incluir de forma manual esta planificación en un circuito/programa. Utilice este campo con cuidado, pues al marcarlo, la aplicación no generará el cargo correspondiente.

No Presentado: marca la planificación como “No Presentado”. Marque esta casilla cuando un cliente no se presente a la cita.

Cliente: Especifique el cliente de la planificación. Puede utilizar un cliente existente escribiendo su código o utilizando el selector “…” para elegirlo de una lista. Si no se quiere dar de alta al cliente, simplemente escriba su nombre o alguna referencia en el campo nombre de cliente. En este caso, es necesario especificar el cliente a facturar.

Localizador: Este campo permite asociar la planificación con un identificador externo.

ID Acceso: Este campo contiene el identificador de acceso (Número de Tarjeta) necesario para el control de acceso. Para utilizar este funcionalidad es necesario tener instalado y configurado el software de control de accesos, y establecida la ubicación de la base de datos de AM/Accesos.

Prescripción: Este campo solo es necesario rellenarlo, si esta planificación se corresponde con un tratamiento de una prescripción.

Tipo Tarifa: Determina el tipo de tarifa que será utilizada para calcular el precio. Recuerde que en los parámetros de empresa se puede configurar una tarifa predeterminada.

Usar Almacén: Por defecto, cada tratamiento se puede configurar para que genere consumos de artículos sobre almacenes. Esta campo permite especificar un almacén concreto. Si no marca esta casilla, el almacén utilizado para generar los consumos dependerá de la ficha de tratamientos.

Habitación: Este campo permite especificar la habitación en la cual esta alojado el cliente. Este campo es solo visible cuando ha establecido la ubicación de la base de datos de Am/Hotel.

Bono: Este campo permite asociar esta planificación a un bono del cliente de forma que se descuente de los tratamientos pendientes del bono. Este proceso se puede realizar de 3 formas:

  • Botón selector de consumos: utilice el botón para acceder al visor de tratamientos pendientes.

Como puede observar, se muestra un listado con los tratamientos pendientes del cliente, seleccione el que deseas consumir y pulse sobre Aceptar.

  • Códigos de barras: la aplicación permite consumir un tratamiento de un bono utilizando códigos de barras. Estos códigos de barras puede ser de 2 tipos:

1. Tratamiento bono: El código de barras representa un tratamiento concreto de un bono. El formato del código de barras es de tipo EAN13 con el siguiente formato 10BBBBLLLLLL, donde BBBB es el número de referencia y LLLLLL es el código de tratamiento pendiente. No se preocupe por estos códigos pues la aplicación imprime estos códigos de barras de forma automática. Por ejemplo, el código de barras 100034000234 representa al tratamiento pendiente 234 del bono con referencia 34.

2. Cliente bono: El código de barras representa a un cliente. El formato del código de barras es un EAN13 con el siguiente formato: 11GCCCCCCCCC, donde G es el tipo de cliente (0:Cliente, 1:Empresa y 2:Agencia) y CCCCCCCCC es el numero de cliente alineado a la derecha y con completado con 0. Por ejemplo, el código de barras 110000000129 representa al cliente numero 129. Este tipo de código de barras permite ofrecer al cliente, una tarjeta con este tipo de código de barras y utilizarlo a efectos de “monedero”.

  • Automático: Si el campo de bono no se rellena, al guardar la planificación, la aplicación comprueba si el cliente tiene tratamientos pendientes en bonos que incluyan el tratamiento indicado en la planificación. En tal caso, la aplicación nos preguntará si deseamos consumir automáticamente el tratamiento del bono.

Si la planificación es asociada a un bono, se imprimirá un justificante de consumo del tratamiento. En dicho justificante se indica el tratamiento, el bono, la referencia del bono, el cliente que lo consume, la fecha y hora de consumo y el número de tratamientos que le quedan pendientes.

Cliente a Facturar: Especifica el cliente a facturar de la planificación. Si no se rellena este campo, se utiliza el cliente especificado en el campo cliente. Pero si el cliente no esta dado de alta y lo ha escrito manualmente, este campo es obligatorio.

Categoría Empleado: determina la categoría del empleado encargado de esta planificación. Este campo le ayudará a filtrar los empleados por la categoría profesional.

Empleado: determina el empleado encargado de esta planificación. Este campo tiene 2 botones, el primero es un selector (botón con el texto “…”) que muestra todos los empleados (si el campo categoría profesional esta relleno, se mostrarán todos los de la categoría indicada). El segundo botón , se utiliza para seleccionar a un empleado libre, el cual se calcula en función de las tareas asignadas en el formulario de horarios por empleado y de las planificaciones de las que se encarga.

Recinto: este campo determina el recinto donde se aplicará el tratamiento. Dicho campo se utiliza para filtrar las cabinas.

Cabina: este campo determina la cabina en la que se aplicará el tratamiento. Recuerde que en la ficha de la cabina, hay que especificar que tratamientos se puede ofrecer.

Tipo Tratamiento: indica el tipo de tratamiento que se utilizará en este planificación.

Tratamiento: indica el tratamiento que se aplicará en esta planificación.

Fecha Inicio: este campo especifica la fecha en la cual se aplicará la planificación.

Hora Inicio: este campo especifica la hora de inicio de la planificación. Con el fin de facilitar la búsqueda de otras horas disponibles, la aplicación tiene el botón , el cual muestra un formulario

donde podemos buscar otros huecos libres donde aplicar esta planificación. El uso de este formulario es simple, la aplicación muestra un listado con las posibles horas, para elegir una hora, seleccione la línea correspondiente y pulse sobre Seleccionar. Por defecto la aplicación efectuará una sola búsqueda en cada una de las cabinas donde este permitido el tratamiento. Por ejemplo, en las imágenes mostradas anteriormente, la aplicación comenzaba a las 19:00 con una duración de 35 min, al pulsar sobre Siguiente Libre, la aplicación realiza una búsqueda a partir de las 19:35 en las cabinas Baños1 y Baños2. Este formulario dispone de los siguientes campos:

  • Fecha: Fecha en la cual se realizará la búsqueda de huecos libres
  • Hora Inicio: Hora de inicio a partir de la cual comenzará la búsqueda
  • Número de Búsquedas: Indica el número de búsquedas a realizar. El valor predeterminado se puede configurar en los parámetros de empresa.
  • Opción Seleccionar: Selecciona una hora del listado de búsqueda.
  • Opción Inicio: Reinicia la búsqueda y esta comienza desde la hora indicada en el campo Hora Inicio
  • Opción Siguiente: realiza una X nuevas búsquedas (X es el campo Num. Búsquedas) a partir de la última búsqueda. Por ejemplo, en la imagen anterior la última búsqueda comprendía de las 19:35 a las 19_50, si pulsamos sobre Siguiente, se realizará un búsqueda a partir de las 19:50 y así sucesivamente.
  • Opción Salir: esta opción cierra el formulario sin seleccionar ninguna hora.

Hora Fin: este campo especifica la hora de fin de la planificación.

Duración: este campo esta relacionado con la hora de inicio y fin, es decir, su valor se calcula automáticamente al rellenar la hora de inicio y fin.

Observaciones: campo de texto libre para detallar cualquier información adicional.

Valor Comisionable: esta campo indica el valor sobre el que se calculará la comisión. Si el valor es =0, esta se calcula automáticamente en función del valor de venta en ticket o factura. Este campo es útil, para tratamientos incluidos en bonos o circuitos donde el valor comisionable no tiene porque coincidir con el precio de su ficha y además el valor de venta agrupa a un conjunto de tratamientos. Si al guardar la planificación esta asignada a un bono, se mostrará automáticamente un ventana donde se pide introducir el valor comisionable.

Como se puede ver en la imagen anterior, en la parte superior se muestra una lista desplegable donde se puede consultar el precio del bono según su ficha, el precio del tratamiento según su ficha y el precio de venta del bono divido por el número de sesiones. Si ninguno de estos valores es correcto, también puede introducir el precio manualmente.

2. Complementos: Esta sección permite configurar la ampliación de tratamientos y los servicios complementarios. En la siguiente imagen se muestra el aspecto de esta sección

Servicios Incluidos: Esta sección permite incluir servicios en la planificación. En la imagen anterior se muestra la rejilla de servicios, donde para cada uno se especifica el código, nombre y el número de unidades. Para añadir un nuevo servicio, pulse sobre el botón con el signo “+” y la aplicación le mostrará un selector de servicios donde podrá seleccionar uno de ellos. Como podrá suponer el botón con el signo “-“, permite eliminar el servicio seleccionado.

Para cada servicio de este listado, se generará un cargo adicional al del tratamiento.

Ampliación de Tratamientos: Esta sección permite incluir más de un tratamiento en la misma planificación y asociar cada tratamiento a un empleado diferente o al mismo.

Este listado contiene 4 campos:

  • Tratamiento: indica el tratamiento. En este campo se puede especificar cualquier tratamiento que este permitido en la cabina exceptuando el tratamiento principal.
  • Empleado: indica el empleado que se encargará del tratamiento.
  • H. Inicio: especifica la hora de inicio de aplicación del tratamiento
  • H. Fin: el valor de este campo es automático y su valor depende de la duración del tratamiento.

Recuerde que esta sección es solo visible si se ha activado el parámetro Usar Ocupación Parcial del Empleado.

3. Empleados: La sección de empleados le permite asignar más de un empleado para el mismo tratamiento. (Pj. Masaje 4 manos…).

su uso es bastante simple, basta con hacer clic en la columna “Código”, y utilizar el botón “…” para seleccionar a un empleado. Recuerde que en esta rejilla solo debe registrar los empleados adicionales, ya que en la ficha de datos generales se indica el empleado principal.

Botón Finalizar Tratamiento: utilice este botón para marcar la planificación como finalizada. Finalizar las planificaciones permite gestionar de forma adecuada a los nos presentados, y además es importante tener en cuenta que el proceso de finalización es el que actualiza el stock.

Botón Anular Finalización: utilice este botón para anular la finalización y marcarla como pendiente de finalización.

Imprimir Horario: este botón se utilizará para imprimir un ticket con el horario de la planificación.

Ver comisiones: este botón se utilizará para visualizar las comisiones asociadas a esta planificación. Recuerde que las comisiones solo se generan cuando la planificación es finalizada, siempre y cuando la planificación tenga asociado un empleado bajo control de comisiones.