Planificación Automática

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Este formulario solo es accesible desde el formulario de prescripción y desde el planning de tratamientos. Permite asignar hora de forma automática a los tratamientos incluidos en una prescripción. El aspecto de este formulario es:

el cual consta de las siguientes secciones:

1. Listado de tratamientos: listado con aquellos tratamientos incluidos en una prescripción y pendientes de planificar. Para cada tratamiento se especifican los siguientes campos:

  • Ref.: Determina la referencia del acompañante. Si su valor es vacío, representa a un tratamiento del cliente principal. Para ver un listado con los nombres completos de cada acompañante haga clic sobre la solapa acompañantes.
  • Nombre Tratamiento: muestra el nombre del tratamiento.
  • Día: muestra el día de aplicación. Este valor no representa día del mes sino un número de orden a partir de la fecha especificada en el campo fecha inicio.
  • Orden: determina el orden de planificación dentro de cada día. Si su valor es 0, indica que cada tratamiento no tiene porque planificarse después del inmediatamente anterior, sino que la aplicación buscará un hueco desde el inicio de la jornada especifica.
  • Fecha: al principio su valor es vacío. Cuando la aplicación haya encontrado un hueco valido, este campo mostrará la fecha.
  • H. Inicio: al principio su valor es vacío. Cuando la aplicación haya encontrado un hueco valido, este campo mostrará la hora de inicio.
  • Durac.: muestra la duración del tratamiento.
  • Inc.: este campo se puede marcar/desmarcar para establecer que tratamientos desea planificar. Utilice esta campo para planificar subconjuntos de tratamientos en diferentes procesos.
  • Cabina: este campo es editable por el usuario y permite especificar la cabina en la que se aplicará el tratamiento. Este campo no es necesario rellenarlo. Si esta vacío, la aplicación buscará la cabina más óptima. ***Aplicar a todos los tratamientos.

 

2. Acompañantes: muestra un listado con todos los acompañantes incluidos en una prescripción.

Para cada acompañante se especifica una referencia (Abreviatura), su nombre y el sexo.

 

3. Sexo

Especifica el sexo del cliente a planificar. Este campo se rellena automáticamente de la ficha del cliente, pero como la aplicación permite planificar a clientes no dados de alta, esta sección le permitirá especificar el sexo del cliente.

Este filtro se utiliza para que la aplicación tenga en cuenta las restricciones de acceso por sexo de las cabinas.

 

4. Orden: Permite especificar el orden que se aplicará para planificar los tratamientos, la opción inicial es “Predeterminado”, la cual utiliza en orden asignado en la prescripción. Puede optar por elegir, “Sin orden” o “Automático” (este último aplica el orden tal y como se muestra en el listado).

 

5. Planning de Trabajo: al marcar esta opción la aplicación asignará empleado de forma automática a cada planificación. Para el correcto funcionamiento de esta opción es necesario establecer previamente los horarios de trabajo y las tareas de las que se encarga cada trabajador.

En el caso de que la aplicación no encuentre un empleado disponible, el tratamiento no se planificara. El tratamiento se marca con un aspa roja, tal como muestra la siguiente imagen

Si vuelve a intentar planificar el tratamiento, desmarcando esta casilla, y la aplicación asigna hora de forma correcta, revise la asignación de tareas.

 

6. Tratamientos sin cabina: esta opción hace que la aplicación ignore aquellos tratamientos que no tengan una cabina asociada.

 

7. Forzar Asignación: esta opción permite planificar los tratamientos a la hora seleccionada SIN TENER EN CUENTA LA OCUPACIÓN.

Utilice esta opción con sumo cuido y solo en casos excepciones, pues su uso puede provocar problemas de sobre ocupación

 

8. Fecha Inicio: Fecha de referencia utilizada para planificar cada tratamiento. La fecha final de cada tratamiento se obtiene utilizando este campo y el valor de la columna día. Por ejemplo, si la fecha de inicio es el día 10/11/2007 y el día del tratamiento es 4, la fecha de la planificación será el día 13/11/2007.

El valor de este campo se inicializa automáticamente en función de la fecha de inicio de la prescripción.

 

9. Margen: valor en minutos que indica el tiempo de espera entre un tratamiento y el siguiente.

Utilice los parámetros de empresa para configurar el margen predeterminado.

Recuerde que en la ficha del tratamiento también podemos especificar un margen, de forma que el margen del tratamiento tiene mayor prioridad.

 

10. Jornada 1º día: la jornada esta formada por 4 casillas donde podemos especificar un horario continuo o uno partido. Si la hora de planificación es indiferente, marque la casilla Agenda y la aplicación buscará el primer hueco libre desde la hora de apertura hasta la de cierre.

Este horario será solo aplicado al primer día de tratamientos.

 

11. Jornada resto días: esta jornada tiene la misma funcionalidad que la jornada anterior y solo se tiene en cuenta a partir del segundo día de tratamientos. Si la hora de planificación es indiferente, marque la casilla Agenda y la aplicación buscará el primer hueco libre desde la hora de apertura hasta la de cierre

 

12. Sistema Búsqueda. La aplicación le permite elegir entre 3 opciones de búsqueda:

  • Básico: Este sistema es muy rápido, pero tiene la desventaja de no aprovechar los huecos intermedios, es decir, la aplicación planificación asigna una nueva hora a partir de la última-
  • Avanzado: Esta es la opción que recomendamos para un uso general, pues aunque requiere más calculos, la aplicación buscará el primer hueco libre en función de la jornada especificada.
  • Por Turnos: El sistema de búsqueda anterior cubre casi todos los casos excepto el de los turnos, es decir, el sistema avanzado en función de los huecos libres puede planificar un tratamiento a las 11 de la mañana y otro a las 5 de la tarde (solo ocurre cuando hay baja disponibilidad de cabinas o empleados). Esta situación se soluciona utilizando este tercer sistema de búsqueda, ya que al marcar la casilla Turnos, la aplicación muestra un campo para rellenar la duración del turno. Con este sistema la aplicación buscará una combinación de horas de forma que desde la hora de inicio del primer tratamiento hasta la del último, no se supere el tiempo del turno. Para completar, esta opción puede marcar la casilla “Mantener turno en todos los días”, para que la aplicación aplique el mismo turno en todos los días de tratamientos. Esta opción es la más eficaz de todas pero también la más lenta.

Utilice los parámetros de empresa para configurar el sistema de búsqueda predeterminado y la duración del turno.

Si su empresa es un balneario con clientes de IMSERSO, le recomendamos que use el sistema por turnos, mientras que si es un centro de estética o spa, le recomendamos el sistema avanzado.

 

13. Barra de opciones

Al final del formulario se muestra una barra con 4 botones:

Marcar todos: marca la columna Inc. de todos los tratamientos, lo cual indica que la aplicación intentará asignar hora a todos los tratamientos
Desmarcar todos: desmarca la columna Inc. de todos los tratamientos
Procesar: inicia el proceso de planificación automática. La aplicación comienza a planificar por día y orden, de forma cuando encuentra una hora valida, se muestra la fecha, la hora y la cabina. El resultado de una planificación correcta es:

como puede observar se muestra el icono , indicando que la planificación del tratamiento ha sido correcta. Al final del proceso de planificación se muestra el mensaje en la parte inferior indicando el resultado.

Salir: permite salir del formulario de planificación.